Find en af kommunens andre hjemmesider

Flere af Norddjurs Kommunes institutioner og afdelinger har egen hjemmeside. Du kan finde dem her ved at vælge emne og herefter vælge den hjemmeside, du vil gå til.

Gå ind på den valgte hjemmeside
Forstør eller formindsk teksten på hjemmesiden.
 
 

Finansiel styring og betalingsformidling

Bilag til dette afsnit:

Generelt

Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter (den økonomiske politik for Norddjurs Kommune). Økonomichefen er ansvarlig for at udmønte politikken i praksis.

Betalingsformidling
Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. I det følgende er beskrevet, hvordan kommunen har valgt at udmønte loven i praksis.

Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger og ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Dette gælder såvel betalinger til kommunen som fra kommunen. Økonomichefen er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Bankkonti i kommunens navn må alene oprettes efter aftale med Staben.

Ved eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer til betalingsformidling skal prokuraforholdene fremgå af et særligt bilag, som vedligeholdes af og opbevares i Staben. Staben skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene.

NemKonto registeret
Det offentliges betalingsformidling finder sted ved anvendelse af et centralt register, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til dette register. Staben er ansvarlig for at administrere, hvilke af kommunens medarbejdere, der skal have ret til at indberette ændringer til registeret, og for at tilrettelægge og udføre kvalitetskontroller omkring kommunens indberetninger til NemKonto registeret. Forretningsgange og kontroller skal være beskrevet.

Kontante betalinger
Kommunen har principielt ingen kontantkasse, idet ind- og udbetalinger i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Dog etableres der efter behov kontantindbetalingskasser for indbetalinger af gebyrer for udstedelse af pas og kørekort m.v. Økonomichefen er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb.

Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte udbetalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte samtlige kontante betalinger. Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering eller afgives håndskreven kvittering ved anvendelse af særlige blanketter hertil. Staben er ansvarlig for, at der etableres betryggende interne kontroller med afregning af indbetalte beløb.

Forskudskasser/personlige lønforskud m.v.
Oprettelse af forskudskasser/personlige lønforskud sker kun efter særskilt aftale med Staben. Som hovedregel anvendes udelukkende personlige lønforskud til institutionens/områdets leder i h.t. forretningsgang.

Ved oprettelse af eventuelle forskudskasser/administrationskasser i særlige tilfælde skal forretningsgange og kontroller beskrives, idet kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Staben fastsætter rammerne for det interne kontrolniveau. De enkelte budgetansvarlige skal udføre og dokumentere kontrollerne.

Anvendelse af betalingskort
Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Staben er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af betalingskort, idet reglerne skal:

  • sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler
  • beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav
  • minimere risikoen for misbrug

Mellemregningskonti m.v.
Staben er ansvarlig for, at samtlige kommunens mellemregningskonti m.v. regelmæssigt afstemmes, idet regler for intervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

Transporter
Kun Staben må indgå aftaler om transport af fordringer, d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person, som har budgetansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen.

Debitorpleje
Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Staben er ansvarlig for kommunens debitorpleje.