Find en af kommunens andre hjemmesider

Flere af Norddjurs Kommunes institutioner og afdelinger har egen hjemmeside. Du kan finde dem her ved at vælge emne og herefter vælge den hjemmeside, du vil gå til.

Gå ind på den valgte hjemmeside
Forstør eller formindsk teksten på hjemmesiden.
 
 

Bogføringsprocessen

Bilag til dette afsnit:


Generelt

Kommunen skal følge god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post).

Stabschefen er ansvarlig for, at økonomistyringssystem og øvrige systemer som afleverer transaktioner hertil opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser.

Arbejdsprocessen

Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.

Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den driftsvirksomhed, som har truffet dispositionen, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere driftsvirksomheder.

Aftaleholderne godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, idet IT-afdelingen med bistand fra Budget, regnskab og analyse forestår selve oprettelsen i de relevante systemer.

Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. Budget, regnskab og analyse er behjælpelig med, at denne instruktion finder sted.

Attestation af regnskabsbilag

Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og godkendte regnskabsbilag. Som hovedregel vil leverandørfakturaer kun findes i elektronisk form, idet de enten modtages elektronisk direkte fra leverandørerne eller modtages i indscannet form fra et LÆS IND bureau.

Med kontrol og godkendelse menes i denne forbindelse, at:

  • varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte  
  • mængde, kvalitet og pris er kontrolleret 
  • konteringen er korrekt 
  • eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt

Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for godkendelse og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske workflow.

Arkivering og genfinding

Hovedparten af regnskabsmaterialet modtages og opbevares i elektronisk form. Stabschefen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til kommunens arkivbestemmelser. Såfremt regnskabsbilag er indscannet, kan originalmaterialet principielt makuleres.

Dette gælder også eventuelle underbilag til regnskabsbilagene. Aftaleholderne har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag (og underbilag) opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med bestemmelserne i Budget- og regnskabssystem for kommuner, dvs. normalt først efter 3 år. Hvis der på enkeltområder gælder særlige arkivbestemmelser mht. regnskabsmateriale, er disse naturligvis gældende.

Interne kontroller og ledelsestilsyn

Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion.

Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Aftaleholderen for den enkelte aftaleenhed skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn.

I den forbindelse forudsættes det, at aftaleholderen har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende har indseende hermed. Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område.

Lederen for Løn, opkrævning og bogholderi er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføringen, herunder principielle krav til interne kontroller, idet principperne for kontrol er følgende:

  • kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af aftaleenheden selv  
  • udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres  
  • kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver

Budget, regnskab og analyse bistår ledelsen af enhederne ved at foretage en række kontroller med overholdelse af forretningsgangene omkring bogføring og betaling, herunder også på tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn.