Find en af kommunens andre hjemmesider

Flere af Norddjurs Kommunes institutioner og afdelinger har egen hjemmeside. Du kan finde dem her ved at vælge emne og herefter vælge den hjemmeside, du vil gå til.

Gå ind på den valgte hjemmeside
Forstør eller formindsk teksten på hjemmesiden.
 
 

Hvordan gør du

Se hvordan du booker mødelokaler og bestiller forplejning til dit møde

Booking af mødelokaler og bestilling af forplejning foregår via Outlook - Kalender.

Her følger en guide til, hvordan du gør det i én handling.

Først kan du se, om dit mødelokale er ledigt ved at åbne mødelokalets kalender.

Vælg "Åben kalender" og derefter "Fra adressekartoteket…".

 Aaben Kalender

Du skal herefter søge på "lok", og mødelokalernes kalendere dukker op.

Nu har du set, at dit mødelokale er ledigt, så du vender tilbage til Outlook og går ind i kalender.

  • Tryk på knappen "Nyt møde":

Knappen Nyt Møde

  • Indtast tidspunkt (dato og klokkeslet) og emne for mødet:

NB: Emnet kan blive vist på infoskærme og mødet vil kunne åbnes af kolleger, ligesom din egen kalender kan åbnes, så vær påpasselig med, hvad du skriver i din mødeindkaldelse.

Vaelg Tidspunkt

  • Du vil nu vælge et lokale til mødet.

    Tryk på knappen "Ressourcer":

Knap Ressourcer

Du skal nu dobbeltklikke på det lokale du vil booke.

Du kan også trykke på "Vælg" i stedet for at dobbeltklikke.

NB: Hvis et ønsket lokale ikke er ledigt, vises det ikke i listen. Du kan se ikke-ledige lokaler ved at afkrydse "Medtag reserverede ressourcer i listen". Reserverede lokaler vil blive markeret med et stopskilt.

Ved at sortere lokalerne i listen "Områder" kan du vælge kun at se lokaler i f.eks. Grenaa.

Ressourcer Valgmuligheder

Du vil se, at dit mødelokale står i "Til"-feltet.

Invitér nu eventuelt dine gæster til mødet.

Du vil senere kunne tilføje eller slette gæster.

Inviter gæster

Medmindre du vil bestille forplejning (kaffe, frugt, mad osv.) til dit møde, er du nu færdig med at booke lokale og kan sende din invitation (tryk på "Send").

Du får en bekræftelse på din lokalebooking pr. mail.

Vil du senere redigere i mødet, skal du finde det i din kalender og åbne det.

Forplejning

NB: Forplejning skal bestilles senest kl. 13.00 to dage før mødets afholdelse (i Glesborg kl. 12.00). Hvis du ikke nåede det inden fristen, skal du kontakte den relevante kantine.

Hvis du vil bestille forplejning, skal du åbne dit møde og trykke på knappen "Services":

Bestil Forplejning

Der åbner sig et lille vindue.

Se om antallet af deltagere er korrekt.

Du kan her bestille flere eller færre portioner end antallet af deltagere i din mødeinvitation.

Tryk på "Ny bestilling". Du skal ikke tage dig af de andre felter.

Vælg dine varer.

Bestilling Af Forplejning

Hvis du vil give en besked til kantinen, trykker du på "Besked" og skriver dit ønske:

Forplejning Besked

Tryk "Ok" og luk bestillingsvinduet ned.

Du kan redigere din bestilling senere, hvis det bliver nødvendigt.

Du har nu booket lokale og forplejning.

Send derfor din mødeindkaldelse.

Du får én mail med bekræftelse på din lokalebooking og én for din bestilling af forplejning.

Tjek eventuelt om alt er som det skal være ved at åbne dit møde i din kalender.

Tjek eventuelt også mødelokalets egen kalender for at se, om dit møde er gået igennem her også.

To bestillinger til samme møde

Hvis du vil bestille to gange forplejning til samme møde (f.eks. brød og kaffe kl. 10 og så frugt vand kl. 12.). Skal du lave to gange "Ny bestilling", hver med sit eget afleveringstidspunkt.

På billedet nedenfor er der f.eks. lavet en bestilling til kl. 14.00 og én bestilling til kl. 14.30. De bliver altså afleveret på hvert sit tidspunkt og er separate bestillinger til det samme møde.

Dobbelt Bestilling

Forplejning til eget/andet kontor

Der er mange kontorer, der ikke kan bookes, f.eks. dit eget. Derfor kan du dog stadig bestille forplejning til et møde på dit eget eller et andet kontor.

Du går ind og laver et nyt møde. Som ressource vælger du "Eget kontor - Grenaa/Allingåbro eller Glesborg" og laver en bestilling til mødet. 

Husk i bestillingen at give besked om, hvilket kontor forplejningen skal afleveres til.

NB: Ofte skal du selv afhente din forplejning i kantinen. Der leveres ikke til alle kontorer.

Aflysning af møde

Hvis du vil aflyse dit møde og din forplejningsbestilling, skal du finde dit møde i din kalender.

Åbn mødet og tryk på knappen "Annuller møde" og send så opdatering.

Dit møde er nu aflyst og din bestilling af forplejning slettes.

Sletter du en forplejningsbestilling meget tæt på mødets starttidspunkt, advisér da venligst kantinen.

Jeg skal booke, men skal ikke selv med til mødet

I fald du skal booke for en kollega, men ikke selv skal med til mødet, skal du have adgang som stedfortræder til din kollegas kalender.

Læs vejledning til, hvordan du bliver stedfortræder på en kollegas kalender (pdf)

Spørgsmål?

Har du problemer, spørgsmål eller kommentarer så kontakt venligst webmaster Nis Hollesen på nih@norddjurs.dk.