Norddjurs Kommune - Guide til sikker it

Guide til sikker-it

I listen nedenfor finder du svar på, hvordan du opfører dig mest hensigtsmæssigt inden for it.

Du får en beskrivelse af de mest gængse retningslinjer inden for it i Norddjurs Kommune.

Du er meget velkommen til at skrive til Helpdesk, hvis du har nogen kommentarer eller spørgsmål til indholdet på denne side.

Password

Hvordan skal mit password til Norddjurs Kommune se ud

Dit password skal minimum have 8 tegn
Der skal indgå mindst ét stort bogstav og mindst ét tal i dit password
Det skal være svært at gætte. Det skal altså ikke være din fødselsdag, hunds navn eller lignende
Du bør ikke benytte de samme passwords hjemme og på arbejde
Skriv ikke dine passwords ned
Videregiv ikke dine passwords til andre undtagen til medarbejdere i It-afdelingen.

Pauseskærm

Hvad skal jeg gøre, når jeg forlader min computer

Du skal låse din computer, så snart du forlader din computer, også hvis det kun er for i kortere tid. Dette gøres ved at trykke windows-tast og L
Du skal slukke for din computer, når du tager hjem.

Anvendelse af drev

Hvordan anvender du dine drev

Du skal gemme dine dokumenter på kommunens fælles drev eller journalsystem
Persondata skal gemmes i systemer, der er beregnet til det
Du må ikke gemme arbejdsdokumenter på dit C- eller H-drev.

Opførsel på internet

Hvordan skal jeg opføre mig på nettet

Brug din sunde fornuft, når du surfer på internettet
Vær opmærksom på sikkerheden, hvis du henter filer fra nettet
Opfør dig pænt, når du kommunikerer på nettet. Husk, at du repræsenterer Norddjurs Kommune
Vær varsom med at angive din e-mailadresse. Den kan nemlig blive brugt til spam
Du må gerne surfe i privat øjemed, men kun i begrænset omfang
Du må gerne indgå private aftaler - f.eks. med din bank - forudsat at der ikke er tvivl om, hvem der indgår aftalen
Du må kun downloade programmer og opdateringer, som er godkendt af It-afdelingen
Du må kun downloade billeder, musik o.a., hvis de ikke er beskyttede med copyright. Billeder og musik må ikke være diskriminerende eller have et racistisk eller pornografisk præg
Antallet af billeder, musik og film må ikke reducere kapaciteten på din computer væsentligt
Du må ikke downloade, opbevare og surfe på hjemmesider, som har diskriminerende, racistisk eller pornografisk karakter.

E-mail

Hvad skal du vide om e-mails

Du skal tjekke din mail så ofte som muligt - helst dagligt
Du skal svare på almindelige henvendelser inden for 1-2 dage
Du skal svare inden for samme tidsrum som andre skriftlige henvendelser, hvor e-mails sidestilles med et brev
Du skal sende en elektronisk kvittering eller en e-mail, som angiver, hvornår du svarer, hvis du ikke svarer med det samme
Du skal sikre dig, at borgeren forventer at modtage en mail som svar
Du skal videresende post, der er fejladresseret
Du skal sikre at fraværsagenten aktiveres, når du er sygemeldt, har ferie eller er fraværende af andre årsager
Du skal være opmærksom på, at alle mails, der indgår i din Norddjurs-postkasse, betragtes som kommunens ejendom
Du må kun sende følsomme og fortrolige oplysninger i en mail, hvis denne er krypteret
Du må kun bruge postsystemet til i rimeligt omfang at sende og modtage privat e-post. Hvis du vil sikre dig, at disse mails forbliver private, skal du skrive "privat" i emne-feltet
Du må ikke sende eller skrive e-mails, der er anstødelige, grove, sjofle eller som har pornografisk eller racistisk karakter
Du må ikke læse, kopiere, ændre eller slette andre brugeres e-mails
Du må ikke sende masseinformation ud til alle i kommunen uden at det er godkendt af kommunens kommunikationsrådgiver eller én i ledelsesgruppen
Du må ikke sende billeder, vittigheder o. lign. ud til en større gruppe i organisationen
Du må ikke anvende kommunens postsystem ifm. din erhvervsmæssige virksomhed.

Virus

Hvad gør jeg for at undgå virus

Træk med det samme netværksstikket ud, hvis du har mistanke om virus og kontakt Helpdesk
Kontakt It-drift (også via Helpdesk), hvis du tror, at dit antivirusprogram ikke fungerer korrekt
Du kan ikke ændre i opsætningen af dit antivirusprogram
Du må ikke bruge disketter, USB-nøgler eller cd-romer, som du ikke kender oprindelsen på.

Behandling af data

Hvordan omgås jeg data

Du skal behandle fortrolige oplysninger i systemer, der er beregnet dertil
Du skal benytte digital signatur (tryk send digitalt i Outlook), hvis du sender fortrolige eller følsomme personlige oplysninger pr. e-mail, når det ikke er internt i kommunen
Du skal som udgangspunkt have samtykke fra personen til at behandle oplysninger om den pågældende
Du må gerne udveksle informationer internt med dine kolleger i kommunen, når det er nødvendigt for de arbejdsopgaver, du udfører
Du må ikke, behandle oplysninger, der er omfattet af persondataloven uden at underrette den registrerede
Du må ikke skaffe dig oplysninger om personer, der ikke har betydning for udførelsen af dine arbejdsopgaver
Du må ikke indhente følsomme oplysninger i ansøgningssager (f.eks. jobansøgninger) heller ikke fra andre dele af kommunen, med mindre ansøger har givet sit samtykke
Du må ikke behandle, herunder læse, følsomme oplysninger uden samtykke fra den registrerede, når det drejer sig om oplysninger om race, etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold
Du må ikke behandle andre følsomme oplysninger, medmindre det er nødvendigt for udførelsen af dine arbejdsopgaver, når det drejer sig om f.eks. oplysninger om strafbare forhold og væsentlige sociale problemer
Du må ikke medtage sager eller dokumenter, der indeholder personoplysninger uden for dit arbejdssted, med mindre du har sagerne under opsyn eller kan opbevare dem forsvarligt
Du må ikke opbevare eller behandle oplysninger om personer på din private computer
Du må ikke gemme oplysninger om personer på Norddjurs Kommunes C-, H- og F-drev.

Installation af programmer

Hvilke programmer må jeg benytte

Du må kun anvende programmer, som It-afdelingen har godkendt og som Norddjurs Kommune har licens til
Anskaffelse af programmer må ikke finde sted uden godkendelse af It-afdelingen
Alle it-kontrakter skal underskrives af it-chefen
Du må ikke fjerne de sikkerhedskontroller (anti-virus, adgangskontrol m.v.), som er installeret på computeren.

Trådløse netværk

Hvad skal du vide om trådløse netværk

Du må ikke installere netværksudstyr uden forudgående sikkerhedsgodkendelse fra It-drift
Du må ikke opsætte trådløse netværk på kommunens lokationer.

Bærbare computere

Værd at vide om bærbare computere

Du må ikke efterlade bærbare computere medmindre de opbevares forsvarligt sikret f.eks. i et aflåst skab eller aflåst lokale
Du må ikke efterlade din bærbare computer og andet medbragt it-udstyr uovervåget under rejser
Du skal medbringe den bærbare og andet it-udstyr som håndbagage under rejsen.

Sikker post

Hvad skal du vide om sikker post

Du skal benytte sikker post, hvis du sender følsomme eller fortrolige oplysninger via e-mail
Du skal benytte din sikre post på samme måde, som du beskytter din adgangskode til din computer
Du skal straks kontakte It-drift, hvis du har mistanke om, at din sikre post benyttes af andre eller at andre har fået adgang til din adgangskode
Du må ikke bruge sikker post til at underskrive elektroniske dokumenter, som du ikke har bemyndigelse til
Du må ikke oprette private Nem-ID-signaturer med din arbejdsmail.

Logning og overvågning

Værd at vide om logning og overvågning

Som medarbejder skal du være opmærksom på, at Norddjurs Kommune har værktøjer til at overvåge, hvad der foregår på de enkelte computere og netværk, herunder afsendelse og modtagelse af e-mails, installation af programmer og lignende
Det er ikke Norddjurs Kommunes politik at overvåge sine medarbejdere, men ved konkret mistanke om misbrug, ulovligheder eller brud på it-sikkerheden, vil muligheden blive benyttet.